Woon je in de Grunobuurt, dan heb je te maken met evenementen in het Stadspark. En met de bezoekers ervan. Het is handig om bijtijds te weten dat er een groot evenement op komst is en of er dan bijvoorbeeld wegafsluitingen zijn.
De organisatie van een evenement is verplicht een brief aan omwonenden en bedrijven te laten bezorgen, maar het gaat de laatste jaren niet zo lekker met die brief.
Is het echt verplicht?
Ja, de organisatie van een evenement is verplicht om omwonenden adequaat van informatie te voorzien. Dat staat in de Nota Vergunningen Evenementen 2021 in paragraaf 4.8 Communicatie met omwonenden:
De organisator is verantwoordelijk voor een adequate informatievoorziening naar omwonenden/ondernemers/overige belanghebbenden. Goede communicatie over het evenement draagt bij aan het draagvlak voor het houden van evenementen. Een duidelijke weergave van tot hoe laat een evenement duurt en uit welke activiteiten het evenement bestaat, is daarbij noodzakelijk.
In beginsel geldt dat organisatoren verplicht zijn minimaal twee weken voor opbouw van het evenement de omgeving van het evenement op de hoogte te stellen van:
• de duur en eindtijd van het evenement;
• de geplande activiteiten;
• de verkeersmaatregelen die eventueel genomen worden;
• mogelijke alternatieve parkeerplaatsen;
• een direct telefoonnummer waarop de organisator tijdens het evenement bereikbaar is voor omwonenden voor vragen en/of opmerkingen.
Wat is er zoal misgegaan?
Om te beginnen: sommige organisaties van evenementen weten prima op tijd omwonenden adequaat te informeren. Hullabaloo was in 2023 bijvoorbeeld op tijd, net als Free Your Mind Festival 2024. Maar het is natuurlijk de bedoeling dat alle evenementen je als omwonende adequaat en bijtijds informeren. En dan met name 'de grote jongens'.
2023
- brief Kingsland en De Helden van Oranje: onbekend of er een brief is opgesteld. Bij de redactie zijn geen omwonenden bekend die een brief hebben ontvangen.
- brief Bevrijdingsfestival: deze brief werd wel opgesteld, maar vervolgens niet bezorgd. Volgens de gemeente Groningen is er 'iets misgegaan met de post'.
2024
- brief Kingsland en De Helden van Oranje: de brief werd opgesteld, maar werd niet of nauwelijks verspreid in de Grunobuurt en Laanhuizen.
- brief Bevrijdingsfestival: zou moeten zijn opgesteld, maar er ging iets mis? Volgens de gemeente is enkele dagen voor 5 mei alsnog een brief verspreid. Bij de redactie zijn geen omwonenden bekend die die brief daadwerkelijk hebben ontvangen.
Wat zegt Evenementen Management hiervan?
We vroegen de afdeling Evenementen Management van de gemeente Groningen voor de zekerheid of de regels veranderd zijn. Dat blijkt niet het geval: “De organisatie is verantwoordelijk om de bewoners rondom het Stadspark uiterlijk 2 weken van tevoren te informeren over het evenement door middel van een bewonersbrief. In die brief moeten ook verkeersmaatregelen, afsluitingen van straten etc. worden opgenomen.”
Zo’n bewonersbrief moet de organisatie eerst voorleggen aan Evenementen Management. Als de informatie onjuist of onvolledig is, wordt de organisatie hierop aangesproken zodat het kan worden aangepast.
De bezorging van de brief is vervolgens een punt van aandacht. De organisatie van De Helden van Oranje en Kingsland was zich er dit jaar niet van bewust dat er een aantal straten vergeten waren. Hierover zijn klachten binnengekomen en dit is ook besproken in de evaluatie met de organisatie, laat Evenementen Management weten.
Over het niet ontvangen van brief Bevrijdingsfestival is maar één klacht binnengekomen. Ook dit is meegenomen in de evaluatie, maar bij Evenementen Management zijn er verder geen aanwijzingen dat er dit jaar bij het Bevrijdingsfestival straten vergeten zijn.
En nu verder
Evenementen Management belooft dat de adequate informatie voor omwonende een aandachtspunt blijft en “we zullen er bij de komende evenementen op toezien dat ze zich aan de afspraken houden.” Voor het evenement Hullabaloo in september is de organisatie gevraagd om hier scherp op te letten. Ook is Hullabaloo gevraagd om het verspreidingsgebied van de bewonersbrief aan te leveren. Evenementen Management zal controleren of de brieven ook daadwerkelijk worden verspreid.
Tip
Doe een melding bij de gemeente als je vindt dat je ten onrechte geen brief voor omwonenden hebt ontvangen. De gemeente kan de organisatie van een evenement natuurlijk alleen aanspreken over de brief als ze weet dat de brief niet is bezorgd. Dit (en meer) kun je melden via dit formulier.
|
Meer leesvoer:
|
